Privatlivspolitik for whistleblowerordning

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Det Konservative Folkeparti (“Partiet”, “vi” eller ”os”) behandler personoplysninger i forbindelse med indberetninger til Partiets whistleblowerordning.

Nedenfor beskrives nærmere hvilken persondatabehandling, der finder sted, og hvilke rettigheder du har, hvis der rapporteres om dig via whistleblowerordningen, samt dine rettigheder, hvis du benytter whistleblowerordningen til at foretage en indberetning om en anden person.

Der henvises i øvrigt til særskilte retningslinjer for whistleblowerordningen, hvoraf det bl.a. fremgår, hvem der kan foretage indberetninger, og hvem der kan indberettes om.

Denne politik vedrører kun håndteringen og undersøgelsen af indberetninger til whistleblowerordningen, og politikken skal derfor vedrørende ansatte ses i sammenhæng med Partiets øvrige relevante politikker og procedurer.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:
Det Konservative Folkeparti
Cvr-nr.: 62 53 08 12
Christiansborg Slot 1
1218 København K
Email: info@konservative.dk

2. Beskrivelse af behandlingen

Formål Kategorier af personoplysninger Kilder Behandlingsgrundlag  Modtagere Opbevaring

Håndtering og undersøgelse af indberetninger til whistleblowerordning vedrørende:

·   Den person, der indberettes om

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

·   Navn, e-mail, telefonnummer,

·   Øvrige oplysninger, som indgår i indberetningen

Følsomme oplysninger og oplysninger om lovovertrædelser eller mulige lovovertrædelser kan indgå i behandlingen.

Vi kan indsamle oplysninger fra følgende kilder:

·   Ansatte

·   Medlemmer

·   Tidligere ansatte

·   Frivillige hjælpere

·   Hovedbestyrelse

·   Forretningsudvalget

·   (evt. andre som kan benytte WB-ordningen)

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

· Persondataforordningens artikel 6.1.f  (Nødvendig for forfølgelsen af Partiets legitime interesser ved at kunne undersøge indberetninger via whistleblowerordningen)

· Persondataforordningens artikel 9.2.b (nødvendig med det formål at overholde arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser), jf. DBL § 7, stk. 2, og § 12.

· Persondataforordningens artikel 9.2.f  (nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares)

· DBL § 8 vedrørende oplysninger om strafbare forhold og straffedomme

· DBL § 11 vedrørende CPR-nummer

Vi kan dele dine personoplysninger med:

· Plesner advokatpartnerselskab

· IT-leverandører

· Eksterne rådgivere

· Politiet

· Offentlige myndigheder

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

· Oplysningerne opbevares så længe undersøgelsen pågår. Opbevarings- perioden vil herefter afhænge af udfaldet af undersøgelsen.

· Hvis indberetningen falder uden for whistleblowerordningen, men i øvrigt ikke fremstår grundløs, videregives oplysningerne til Søren Vandsø, hvor de behandles i overensstemmelse med Partiets relevante politikker og procedurer.

· Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller til anden myndighed vil oplysningerne blive opbevaret mindst så længe undersøgelse pågår hos politiet/myndigheden.

· Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion mod den indberettede eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne om den indberettede person, opbevares oplysningerne i den pågældendes personalemappe, henholdsvis medlemskartotek, og slettes i overensstemmelse med slettepolitikken for medarbejderdata, henholdsvis medlemmers data. 

· Hvis indberetningen viser sig at være grundløs, afsluttes indberetningen straks og personoplysningerne slettes inden for 45 dage fra konstateringen af, at indberetningen måtte anses for grundløs.

· I andre situationer vurderes det konkret, hvorvidt der er saglige grunde til at opbevare oplysningerne og i givet fald hvor længe.

Håndtering og undersøgelse af indberetninger til whistleblowerordning vedrørende:

·   Den person, der har foretaget indberetningen

Dette formål omfatter ikke behandlingen af de indberettede oplysninger – se ovenfor herom.

Hvis der opstår mistanke om, at der er tale om en bevidst falsk indberetning omfatter dette formål også undersøgelse af indberetteren i sådanne situationer

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig under forudsætning af, at du ikke vælger at foretage en anonym indberetning:

Almindelige personoplysninger:

·   Navn, e-mail, telefonnummer,

·   Din indberetnings indhold

·   Supplerende oplysninger fra personkredsen nævnt under “Kilder” i tilfælde, hvor der er mistanke om, at der er foretaget en bevidst falsk indberetning.

Der behandles som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger og oplysninger om lovovertrædelser og straffedomme om dig som led i håndteringen af selve whistleblowerindberetningen – medmindre du selv vælger at anføre sådanne oplysninger om dig selv i indberetningen.

Oplysninger om lovovertrædelser eller mulige lovovertrædelser kan dog indgå i behandlingen, hvis der er mistanke om, at der er foretaget en bevidst falsk indberetning.

Vi kan indsamle oplysninger fra følgende kilder:

·   Dig

·   Ansatte

·   Medlemmer

·   Tidligere ansatte

·   Frivillige hjælpere

·   Hovedbestyrelse

·   Forretningsudvalg

·   (evt. andre som kan benytte WB-ordningen)

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag

· Persondataforordningens artikel 6.1.f (Nødvendig for forfølgelsen af Parties legitime interesser ved at kunne undersøge indberetninger via WB-ordningen)

· Persondataforordningens artikel 9.2.b (nødvendig med det formål at overholde arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser), jf. DBL § 7, stk. 2, og § 12.

· Persondataforordningens artikel 9.2.f (nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares)

· DBL § 8 vedrørende oplysninger om strafbare forhold og straffedomme

· DBL § 11 vedrørende CPR-nummer

Vi kan dele dine personoplysninger med:

· Plesner advokatpartnerselskab

· IT-leverandører

· Eksterne rådgivere

· Politiet

· Offentlige myndigheder

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

· Oplysningerne opbevares så længe undersøgelsen pågår. Opbevarings- perioden vil herefter afhænge af udfaldet af undersøgelsen.

· Hvis indberetningen falder uden for whistleblowerordningen, men i øvrigt ikke fremstår grundløs, videregives oplysningerne til Søren Vandsø, hvor de behandles i overensstemmelse med Partiets relevante politikker og procedurer.

· Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller til anden myndighed vil oplysningerne blive opbevaret, mindst så længe undersøgelse pågår hos politiet/myndigheden.

· Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion mod den, der har foretaget indberetningen, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne om den, der har foretaget indberetningen, opbevares oplysningerne i den pågældendes personalemappe, henholdsvis i medlemskartotek. 

· Hvis indberetningen viser sig at være grundløs afsluttes indberetningen straks og personoplysningerne slettes efter 45 dage fra konstateringen af, at indberetningen måtte anses for grundløs.

· I andre situationer vurderes det konkret, hvorvidt der er saglige grunde til at opbevare oplysningerne og i givet fald hvor længe.

3. Orientering til den anmeldte medarbejder og berigtigelse

Hvis du udsættes for en rapportering via whistleblowerordningen, vil du blive underrettet hurtigst muligt efter en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante beviser er sikret, og du vil i den forbindelse få information om: 

  • Identiteten på den/de personer, som er ansvarlige for undersøgelsen af anmeldelsen
  • En beskrivelse af beskyldningernes indhold
  • Hvem der har set anmeldelsen

Som anført nedenfor i afsnittet om dine generelle rettigheder, har du ret til at få indsigt i anmeldelsen, der er indgivet om dig. Såfremt vi er bekendt med indberetterens identitet, har du i øvrigt kun ret til at få oplyst identiteten, hvis du efter lovgivningen har ret hertil. Du har dog ikke mulighed for at få oplyst identiteten på den person, som har indgivet anmeldelsen, hvis indberetter er anonym.

Hvis det konkluderes, at der er tale om en bevidst falsk anmeldelse, vil du kunne få oplyst, hvem der har indgivet anmeldelsen mod dig, hvis anmelderens identitet er kendt.

Du har også ret til at anmode om at få berigtiget information i anmeldelsen, som du mener er urigtig, vildledende, ufuldstændig eller forældet. Hvis din anmodning ikke kan imødekommes, vil oplysningerne blive suppleret med dine bemærkninger.

4. Konsekvenser ved behandlingen

Indberetning til og undersøgelse af indberetninger til whistleblowerordningen kan have betydelige konsekvenser for den indberettede, idet indberetninger vedrører overtrædelser eller mistanke om overtrædelser af lovgivningen, således som ordningen i øvrigt er afgrænset i de særskilte retningslinjer for ordningen. 

Tilsvarende kan indberetning til whistleblowerordningen have betydelige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen, hvis der er tale om en bevidst falsk indberetning. Sådanne tilfælde kan bl.a. få strafferetlige konsekvenser. 

5. Overførsler til lande udenfor EU/EØS

Dine personoplysninger overføres ikke til lande udenfor EU/EØS.

6. Dine generelle rettigheder

Du har følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Generelt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger:

  • Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e (samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til at få slettet oplysninger om dig i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte HR- og administrationschef Louise Holm Sommer, lhs@konservative.dk, telefon 61 62 346 4.

7. Ret til domstolsprøvelse

Hvis der tages retlige skridt mod dig som et resultat af en anmeldelse og efterfølgende undersøgelse, har du ret til at indbringe sagen for domstolene.

8. Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne politik, er du velkommen til at tage kontakt til: HR- og administrationschef Louise Holm Sommer, lhs@konservative.dk, telefon 61 62 34 64.

Sidst opdateret: 29. oktober 2020