Retningslinjer til Medlemmer M.fl. om whistleblowerordning hos Det Konservative Folkeparti

I disse retningslinjer beskrives formålet med, at Det Konservative Folkeparti (herefter benævnt “Partiet“) har en whistleblowerordning (herefter benævnt “Ordningen“), hvordan Ordningen fungerer, hvem der kan benytte Ordningen, og hvad der må indberettes via Ordningen.

1. Formål

Ordningen har til formål at sikre, at der hurtigt og fortroligt via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberettes sexchikane, systematisk mobning og vold begået af medlemmer eller ansatte i Partiet, med henblik på, at en uafhængig og selvstændig enhed vurderer, hvilke tiltag der er behov for.
Ordningen er oprettet på et frivilligt grundlag, og er således ikke omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere.

2. Hvem må benytte Ordningen?

Ordningen omfatter alle medlemmer af Partiet, herunder frivillige, bestyrelsesmedlemmer, folkevalgte medlemmer, politisk udpegede personer og tillidsvalgte, samt ansatte og tidligere ansatte i Partiet.

Borgere og andre personer kan også indberette til whistleblowerordningen, i det omfang indberetningen omhandler oplysninger, der vedrører den ovennævnte persongruppe i relation til deres ansættelse i, medlemskab af eller hverv for Partiet.

3. Hvad må rapporteres via Ordningen?

Der må kun ske rapportering via Ordningen om alvorlige eller mistanke om alvorlige forseelser.

Ved alvorlige forseelser forstås:

• Sexchikane
• Systematisk mobning
• Vold

Forseelser, som ikke kan indberettes via Ordningen, skal anmeldes via de normale kommunikationsveje. Det kan være mindre forseelser som f.eks. samarbejdsvanskeligheder, overtrædelse af Partiets interne retningslinjer, samt sager, der skal behandles efter de af Partiet fastsatte regler og retningslinjer.

Der kan ske indberetning via Ordningen, både når anmelderen har viden om forholdet, og når anmelderen har mistanke om forholdet. Det skal understreges, at Ordningen er et frivilligt alternativ til de almindelige kommunikationsveje.

I den udstrækning, anmelderen har viden eller formodning om en alvorlig forseelse, bedes anmelderen oplyse følgende:

• En beskrivelse af forholdet,
• hvem der er involveret,
• om andre er bekendt med mistanken om forholdet,
• om ledelsen er bekendt med forholdet,
• om der findes dokumenter, der støtter forholdet,
• om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet,
• hvor lang tid forholdet har stået på, og
• om anmelderen er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen.

Af hensyn til den videre undersøgelse af indberetningen, herunder for at kunne afdække forseelsen, er det vigtigt, at anmelderen belyser forseelsen bedst muligt. Det er ikke muligt at foretage en nærmere undersøgelse af en indberetning, hvis indberetningen er uspecificeret, eller hvis den alene indeholder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering.

Åbenlyst grundløse anmeldelser vil ikke undergå nærmere undersøgelse.

4. Hvem skal der indberettes til?

Indberetning sker via Norrbom Vinding Whistleblowerordning, der findes på Partiets hjemmeside https://konservative.dk/.

Partiet opfordrer til, at anmelderen angiver sit navn i forbindelse med en anmeldelse, således, at Partiet har mulighed for at stille afklarende spørgsmål samt efterfølgende, hvis Partiet vurderer, at det er ubetænkeligt, at kunne orientere om undersøgelsens videre forløb.

Når en indberetning er foretaget via indberetningsportalen, vil indberetningen blive gennemgået af advokatfirmaet Norrbom Vinding. Indberetteren vil modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget.

Når advokaten har gennemgået indberetningen, vil de relevante kontaktpersoner i Partiet, der indgår i whistleblowerenheden, blive orienteret om indberetningen.

Hvis der indberettes om én eller flere navngivne personer fra whistleblowerenheden, eller hvis Norrbom Vinding ikke vurderer det hensigtsmæssigt at sende indberetningen til behandling i whistleblowerenheden, sendes oplysningerne i stedet til Generalsekretæren.

Der kan foretages anonyme indberetninger til whistleblowerordningen. Partiet opfordrer dog generelt til, at indberettere står frem med navn – herunder af hensyn til den, indberetningen måtte dreje sig om.

I det omfang en person, der vil foretage indberetning til Ordningen, ønsker anonymitet, skal man undlade at anføre oplysninger i indberetningen, der kan identificere den indberettende person. Dette gælder tillige i forhold til eventuel medfølgende dokumentation, der uploades sammen med indberetningen. Man skal endvidere være opmærksom på, at identifikationsdata eventuelt kan fremgå af de metadata, der findes i eventuel supplerende dokumentation, der uploades. Det anbefales endvidere, at whistleblowerportalen ikke tilgås via en PC, der er udleveret eller stillet til rådighed af Partiet, samt at whistleblowerportalen tilgås ved at kopiere linket over i URL’en i en internetbrowser, fremfor at der klikkes på et link.

Ved anonyme indberetninger skal man være opmærksom på, at det afhængigt af karakteren af indberetningen kan være, at indberetningen efterfølgende må henlægges. Dette kan eksempelvis være tilfældet i situationer, hvor vidneudsagnet fra indberetteren har afgørende betydning for forholdet, og forholdet ikke kan fastslås eller dokumenteres på anden vis. At det kan være nødvendigt at henlægge en sag i disse situationer, skyldes bl.a. hensynet til retssikkerheden for den, som indberetningen omhandler. Omvendt kan der være andre situationer, hvor vidneudsagnet fra indberetteren ikke er af afgørende betydning, fx fordi forholdet, som indberetningen omhandler, kan fastslås via dokumenter eller andet skriftligt materiale. I situationer, hvor det ikke er muligt at gå videre med en anonym indberetning, vil Partiet dog altid, inden en sag henlægges, forsøge at række ud til den anonyme indberetter og gøre opmærksom på, at indberetningen er af en karakter, hvor sagen må henlægges, medmindre indberetteren vælger at stå frem.

Alle involverede parter, herunder Partiet og Norrbom Vinding, behandler alle anmeldelser fortroligt.

5. Beskyttelse af den anmeldte

Hvis en person i god tro foretager en anmeldelse via Ordningen, som senere viser sig grundløs, får det ikke negative konsekvenser eller følger for anmelderen. Ved falsk anmeldelse via Ordningen, som ikke er sket i god tro, vil den anmeldte blive informeret om anmelderens identitet, hvis anmelderens identitet er oplyst ved indberetningen. Det vil blive vurderet, om en falsk anmeldelse giver anledning til retlige, herunder strafferetlige skridt. Såfremt anmelderen er ansat i Partiet, kan det bl.a. få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder resultere i, at den ansatte bliver bortvist.

Identiteten på anmelderen vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til den person, som anmeldelsen vedrører. Som nævnt vil identiteten på anmelderen blive oplyst, såfremt det viser sig, at der er indgivet en bevidst falsk anmeldelse, eller såfremt Partiet har en pligt hertil. Efter persondataforordningens artikel 15 har den registrerede som udgangspunkt ret til indsigt, medmindre der i medfør af databeskyttelseslovens § 22 kan undtages fra den registreredes anmodning herom.

Identiteten vil tillige kunne videregives ved en eventuel efterfølgende retssag vedrørende det anmeldte forhold.

6. Orientering til den anmeldte

En person, der anmeldes via Ordningen, kan efter omstændighederne blive underrettet herom hurtigst muligt efter, at en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante beviser er sikret, medmindre den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne bør vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser. Personen vil efter omstændighederne modtage information om:

• identiteten af den person/gruppe, som er ansvarlig for undersøgelsen af anmeldelsen,
• de forhold, anmeldelsen vedrører, og
• hvem, der har set anmeldelsen.

Der henvises desuden til Privatlivspolitik for Whistleblowerordning, hvor der kan læses nærmere om behandlingen af personoplysninger og de registreredes rettigheder.

7. Datasikkerhed og dataopbevaring

Partiet og Norrbom Vinding behandler alle oplysninger, som anmeldes via Ordningen, herunder oplysninger om personer, der anmeldes via Ordningen, i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

Alle anmeldelser vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer at tilgå oplysningerne.

Anmeldelser, der viser sig åbenbart grundløse, vil straks blive afsluttet. En anmeldelse, der falder uden for kategorien af forseelser, som må anmeldes via Ordningen (se punkt 3), vil blive videresendt til Partiets Generalsekretær og afsluttet i Ordningen.

Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller en anden myndighed, afslutter Partiet behandlingen straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.

Anmeldelser slettes i Ordningen 45 dage efter, at Partiet har afsluttet behandlingen.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en ansættelsesretlig sanktion over for den indberettede person, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om personen, vil oplysningerne, hvor der er tale om en ansat, som udgangspunkt blive opbevaret i den ansattes personalemappe i op til fem år efter den ansattes fratrædelse. Opbevaringen af anmeldelsen sker i øvrigt i overensstemmelse med Partiets slettepolitik.

8. Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål vedrørende disse retningslinjer, er du velkommen til at kontakte Sekretariatschef, Julie Jensen-Bendtsen på jjb@konservative.dk eller telefon 61 62 32 33.