Procedure for opkrævninger og rykkere

Generelt

Partisekretariatet er ansvarlig for at sende kontingentopkrævninger til medlemmerne, og der gennemføres hvert år 2 opkrævnings- og rykkerrunder – en i 1. halvår og en 2. halvår.

Nedenfor ses en oversigt over vigtige datoer i de to runder. 

I afsnittet under datoerne findes en gennemgang og beskrivelse af, hvordan en opkrævnings- og rykkerrunde foregår.

Datoer for opkrævning i 1. halvår

Opkrævning, 1. halvår. Sendes af partisekretariatet:      09.04 2025
Betalingsfrist 1. halvår:                                                         23.04 2025
Rykker 1, 1. halvår. Sendes af partisekretariatet:             29.04 2025
Rykker 2, 1. halvår. Håndteres af vælgerforeningerne:   12.05 2025
Frist for vælgerforeningernes behandling af restanter:  23.06 2025
Ekstraordinær udbetaling af kontingentindtægter:         06.05 2025
Ekstraordinær udbetaling af kontingentindtægter:         28.05 2025
Udbetaling af kontingentindtægter:                                   26.06 2025

Gennemgang af en opkrævnings- og rykkerrunde

En opkrævnings- og rykkerrunde strækker sig over ca. 95 dage og ser således ud:

Dag 0:   Opkrævninger sendes til medlemmer via e-mail, PBS eller brev.

Formanden, kassereren og den medlemsansvarlige kan fra dag 0 følge med i indbetalinger på MitC på Foreningssiden under Kontingentopkrævning.

Dag 14:  Betalingsfrist for opkrævningen.

Dag 28:  Rykker 1 sendes til medlemmerne. De medlemmer, der ikke har betalt inden for fristen, modtager en betalingspåmindelse via e-mail eller post. Til de medlemmer, der er tilmeldt PBS, og som enten har afvist eller afmeldt deres betalingsaftale, sender vi en e-mail og beder dem om at henvende sig til partisekretariatet, hvis afvisningen betyder, at deres abonnement skal ændres, eller de ønsker at blive meldt ud.

Dag 44:  Rykker 2-listen udgives på MitC på Foreningssiden under Kontingentopkrævning. Listen indeholder de medlemmer, der til trods for at de har fået tilsendt en betalingspåmindelse, ikke har betalt deres kontingent. De enkelte vælgerforeningers formand, kassereren og den medlemsansvarlige har adgang til listen.

Vi beder jer gøre følgende, når I får adgang til Rykker 2-listen:

Log ind på Foreningssiden på www.konservative.dk/mitc/forening, og tryk på Kontingentopkrævning.

Her vises en liste over de medlemmer, som ikke har betalt kontingent i den aktuelle periode til trods for at de har modtaget en rykker fra partisekretariatet.

De medlemmer er der nu mulighed for at kontakte personligt og gøre opmærksom på den manglende betaling.

• Tryk på Send opkrævning/information til medlemsservice ud for det medlem, I vil behandle. Herefter vises til venstre oplysninger om medlemmet og til højre en række funktioner.
• Med Send rykker via sms kan I sende en SMS til medlemmet. SMS’en indeholder standardtekst, som I ikke kan rette på. I teksten er der et link til betaling af kontingent. Denne mulighed vises kun, hvis vi har registreret medlemmets mobiltelefonnummer.
• Med Send rykker via MobilePay kan I sende en betalingsanmodning til medlemmets MobilePay-app
• Med Send rykker via e-mail kan I sende en rykker til medlemmets e-mailadresse. E-mailen indeholder en standardtekst.

Besked til partisekretariatet:

• I kan sende besked til partisekretariatet ved medlemmer, der har betalt direkte til jer, eller ved medlemmer, som I vil betale for, og endeligt ved medlemmer, der skal meldes ud. Tryk på hhv. Medlemmet har betalt til vælgerforeningen, Vælgerforeningen betaler for medlemmet og Medlemmet skal udmeldes. Disse funktioner sender automatisk en besked til partisekretariatet.

Når der er foretaget en handling, vil den efterfølgende blive vist nederst i vinduet under Hændelseslog.

Så snart vi har registreret, at et medlem har betalt sit kontingent, fjernes vedkommende fra listen, og I kan således følge løbende med i, om jeres medlemmer betaler.

Dag 85:  Frist for VF ang. tilbagemeldinger om udmeldelser (på baggrund af rykker 2-listen). Denne dag er sidste frist for vælgerforeningerne til at indberette oplysninger om, hvem der har betalt til vælgerforeningen, hvem der skal meldes ud, og hvem I betaler kontingent for.

Dag 95:  Partisekretariatet sørger for at kreditere og udmelde dem, der ikke længere ønsker at være medlem. For de medlemmer, som VF ønsker at betale for, registrerer vi oplysningen i økonomisystemet, således at VF bliver opkrævet partikontingent. Bemærk, at hvis vi ikke hører fra jer, noterer vi automatisk, at vælgerforeningen betaler for de medlemmer, der ikke har betalt.

Dagsintervallerne ovenfor og datoerne på det økonomiske årshjul overholdes så vidt muligt, men der kan opstå situationer (ferieperioder eller meget travle perioder), hvor intervallerne kan blive forlænget med et antal dage.

Udbetaling til VF

I slutningen af hver opkrævningsrunde sender vi de kontingentindtægter, vi har modtaget, fratrukket partikontingentet, til vælgerforeningerne. Pengene bliver overført til jeres bankkonto. Dato for udbetaling er markeret på den økonomiske kalender ovenfor. 

Efter udbetaling af kontingentindtægter udarbejder partisekretariatet en økonomirapport med nøgletal for perioden, som sendes til formand og kasserer.

Værktøjer

Hovedparten af det administrative arbejde med restanter foregår på Foreningssiden på www.konservative.dk/mitc/forening

Derudover har formand, kasserer og medlemsansvarlig adgang til medlemssystemet Membercare. I medlemssystemet findes en række rapporter til brug i arbejdet med administration af medlemmer.

Brugervejledningerne og adgang til Membercare