Procedure for adgang til medlemmers persondata

Partisekretariat: Medlemmers persondata opbevares digitalt i Membercare. Medarbejdere med adgang til medlemssystemet kan til enhver tid trække og udskrive medlemslister og rapporter for hele landet. Partisekretariatet kan altid trække en aktuel liste over, hvem der har adgang til medlemssystemet.

Det er kun de medarbejdere, der har et klart og sagligt formål med brug af dataene i medlemssystemet, som har adgang. I partisekretariatet er adgang til medlemssystemet knyttet til betroede medarbejdere, der beklæder stillinger indeholdende opgaver, der relaterer sig til IT- og medlemsservice, og som derfor ligger inden for rammerne af vedtægterne for DKF og vælgerforeningerne og dermed foreningen virke.

Hvis en medarbejder, MF, minister eller rådgiver, der ikke har adgang til medlemssystemet, kan med udgangspunkt i et sagligt behov få udleveret medlemsdata, under hensyntagen til at retningslinjerne for opbevaringsperiode/sletterutiner.

Udmeldelse/lukning af et medlem sker kun fra partisekretariatet. Dvs. at vælgerforeninger skal henvende sig til partisekretariatet, når et medlem ønsker at melde sig ud. Et medlem kan også selv henvende sig til partisekretariatet med ønske om udmeldelse.

I medlemssystemet kan vi lige nu ikke slette et tidligere medlem 100%. Vi kan ved en udmeldelse kun sikre, at vedkommendes data ikke længere vises ved en almindelig søgning i systemet og ikke figurerer på de medlemslister, man kan danne i systemet.

Dette vil blive rettet i en fremtidig version af medlemssystemet, således at et tidligere medlem fjernes helt.

Vælgerforening: I vælgerforeningerne er der tre bestyrelsesposter, som udløser adgang til medlemssystemet. Det er tillidspersonerne:

• Formand
• Medlemsansvarlig
• Økonomiansvarlig

Derudover kan der efter konkret vurdering i den enkelte vælgerforening gives adgang til enkeltpersoner, der varetager konkrete og afgrænsede opgaver, der nødvendigvis fordrer adgang til medlemsdata. Dette skal i så fald være konkret og sagligt begrundet samt dokumenteret i den enkelte vælgerforening. Det kan for eksempel dreje sig om et medlem, der er ansvarlig for kommunikation og udsendelse af nyhedsbreve. Dette er alene et eksempel, og således ikke udtømmende eller uden konkret vurdering altid godkendt i den enkelte vælgerforening.

Vælgerforeninger med over 200 medlemmer har mulighed for at udpege en ekstra medlemsansvarlig.

Vælgerforeningens adgang til medlemsdata begrænser sig til medlemmer i deres egen lokale forening.

Tillidsfolk, der har trukket en medlemsliste i medlemssystemet destruerer listen fysisk og digitalt, i henhold til retningslinjerne for opbevaringsperiode/sletterutiner.

Storkredse: Storkredse har ikke selv adgang til medlemssystemet, men kan rekvirere en medlemsliste for deres egen storkreds til brug for udsendelse af invitationer og nyhedsbreve. I disse tilfælde får vedkommende listen udleveret af partisekretariatet via e-mail med besked om, at filen/e-mailen skal destrueres i henhold til retningslinjerne for opbevaringsperiode/sletterutiner.

Kontrol af proceduren

Proceduren for adgang til medlemmers persondata kontrolleres 2 gange årligt af medlemssekretariatet.