Procedure for opbevaringsperiode/sletterutiner af personoplysninger
Senest redigeret: 22. maj 2018 kl. 16:31 af Jesper Bay Eriksen
Medie
Opbevaringsperiode
Sletterutine
Medlemssystem (Membercare)
Vedligeholdes og ajourføres løbende
Slettes øjeblikkeligt efter udmeldelse
Regnskaber/regnskabssystem
Kontakt- og betalingsoplysninger synkroniseres løbende med medlemssystemet
Regnskabsdata skal opbevares i 5 år, hvorefter de slettes
Hjemmeside
Tillidsposter og kontaktoplysninger synkroniseres løbende med medlemssystemet
Slettes øjeblikkeligt ved lukning af tillidspost
Mailudsendelsessystem
Tillidsposter og kontaktoplysninger synkroniseres løbende med medlemssystemet
Slettes øjeblikkeligt efter udmeldelse
Medlemslister (fysiske udskrifter og filer)
Opbevares så længe der foreligger et sagligt formål, dog skal de slettes seneste efter 30 dage
Senest efter 30 dage
Elektroniske/fysiske dokumenter
Opbevares så længe der foreligger et sagligt formål, dog skal de slettes seneste efter 24 mdr. Alternativt kan filen/dokumentet bevares ved anonymisering af personoplysninger.
Referater skal – som udgangspunkt ikke slettes
Senest efter 24 måneder
E-mails (modtagne og afsendte)
Opbevares så længe der foreligger et sagligt formål, dog skal de slettes seneste efter 24 mdr. Alternativt kan filen/dokumentet bevares ved anonymisering af personoplysninger
Senest efter 24 måneder
SMS
Opbevares indtil den er læst
Slettes efter 30 dage
Bliv aktiv (team Pape)
Opbevares indtil og med valgdato
Slettes senest 30 dage efter valgdatoen
Personalemapper
Opbevares 5 år efter ansættelse
Slettes 5 år efter ansættelse under hensyn til regnskabsloven
Sletterutiner: Vær opmærksom på, at sletning også skal foretages i back-ups/ synkronisering i skyen.
Medlemmer kan altid logge ind på deres egen profil på vores hjemmeside og se og redigere de oplysninger, vi har registreret om vedkommende.
Et medlem kan til enhver tid kontakte partisekretariatet og få udleveret en rapport over, hvilke data vi har registreret om vedkommende (i den kommende version af medlemssystemet). Hvis det ønskes, kan vi med det samme anonymisere vedkommende i vores medlemssystem.
De medlemmer, hvis kontaktoplysninger offentliggøres på vores hjemmeside, har aktivt givet deres accept heraf.
Vi udleverer lister til den eksterne presse over f.eks. folketingskandidater med de kontaktdata, de selv har accepteret må ligge frit på hjemmesiden.