Procedure for opbevaringsperiode/sletterutiner af personoplysninger

Senest redigeret: 22. May 2018 kl. 16:31 af Jesper Bay Eriksen

Medie

Opbevaringsperiode

Sletterutine

Medlemssystem (Membercare)

Vedligeholdes og ajourføres løbende

Slettes øjeblikkeligt efter udmeldelse

Regnskaber/­regnskabssystem

Kontakt- og betalings­oplysninger synkroniseres løbende med medlems­systemet

Regnskabsdata skal opbevares i 5 år, hvorefter de slettes

Hjemmeside

Tillidsposter og kontakt­oplysninger synkroniseres løbende med medlems­systemet

Slettes øjeblikkeligt ved lukning af tillidspost

Mailudsendelsessystem

Tillidsposter og kontaktoplysninger synkroniseres løbende med medlemssystemet

Slettes øjeblikkeligt efter udmeldelse

Medlemslister (fysiske udskrifter og filer)

Opbevares så længe der foreligger et sagligt formål, dog skal de slettes seneste efter 30 dage

Senest efter 30 dage

Elektroniske/fysiske dokumenter

Opbevares så længe der foreligger et sagligt formål, dog skal de slettes seneste efter 24 mdr. Alternativt kan filen/dokumentet bevares ved anonymisering af personoplysninger.
Referater skal – som udgangspunkt ikke slettes 

Senest efter 24 måneder

E-mails (modtagne og afsendte)

Opbevares så længe der foreligger et sagligt formål, dog skal de slettes seneste efter 24 mdr. Alternativt kan filen/dokumentet bevares ved anonymisering af personoplysninger

Senest efter 24 måneder

SMS

Opbevares indtil den er læst

Slettes efter 30 dage

Bliv aktiv (team Pape)

Opbevares indtil og med valgdato

Slettes senest 30 dage efter valgdatoen

Personalemapper

Opbevares 5 år efter ansættelse

Slettes 5 år efter ansættelse under hensyn til regnskabsloven

Sletterutiner: Vær opmærksom på, at sletning også skal foretages i back-ups/ synkronisering i skyen.

Medlemmer kan altid logge ind på deres egen profil på vores hjemmeside og se og redigere de oplysninger, vi har registreret om vedkommende.

Et medlem kan til enhver tid kontakte partisekretariatet og få udleveret en rapport over, hvilke data vi har registreret om vedkommende (i den kommende version af medlemssystemet). Hvis det ønskes, kan vi med det samme anonymisere vedkommende i vores medlemssystem.

De medlemmer, hvis kontaktoplysninger offentliggøres på vores hjemmeside, har aktivt givet deres accept heraf.

Vi udleverer lister til den eksterne presse over f.eks. folketingskandidater med de kontaktdata, de selv har accepteret må ligge frit på hjemmesiden.